Dominando plazos impuestos: La cultura organizativa top-down

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Como vimos en el anterior artículo Imposición de plazos: Un desafío para el equipo de Producto es muy común encontrarte fechas de entrega impuestas en el desarrollo de tu producto por parte de negocio o dirección. Esto supone un reto importante para tu equipo y puede crear la primera gran brecha entre las expectativas y la ejecución, complicando la consecución de  la calidad deseada de una nueva característica o funcionalidad.

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En ese último post descubriste los motivos más comunes de esta imposición, y ya comprobaste  que hay muchos. Así que vamos a ir profundizando en cada uno de los siguientes artículos.

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Descubramos juntos cómo puedes adaptarte a cada situación, y conseguir el mejor resultado para tu producto, tu equipo y tu empresa.

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¿Cómo lidiar con una cultura organizacional “top-down”?

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En empresas donde se toman las decisiones en niveles superiores y sin suficiente consulta a los equipos encargados es muy habitual la imposición de plazos poco realistas, alejados de la realidad y que difícilmente pueden cumplir con las expectativas de los mismos que han tomado esa decisión. Pero, ¿qué podemos hacer en ese contexto?

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Seguramente, como Product Manager querrás herramientas para cambiar la cultura y conseguir que haya una visión de producto y una toma de decisiones horizontal. Bueno, pues siento decirte que, por mucho que lo desees, no puedes cambiar la cultura organizacional en el corto plazo. Desde posiciones con poder limitado es complicado modificar la cultura de dirección o de toda una empresa. Si tomas ese camino, te desgastarás y frustrarás, sin conseguir mucho, y te acabarás marchando con consecuencias bastante negativas para ti, tu equipo y tus compañeros.

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Ante esta situación, tienes que aceptar la cultura o marcharte. No hay más. Si no la aceptas, lo más sano que puedes hacer, es explorar otras alternativas. 

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Si la aceptas, tienes que ser consciente de las reglas del juego e intentar gestionarlas bien, entendiendo tus límites. Si quieres lidiar con plazos impuestos en una empresa top-down, la clave es intentar transmitir el punto de vista de los equipos hacia las capas superiores. Y, para ello, debes tener una estrategia de comunicación enfocada en los intereses de los que toman las decisiones. 

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“Cuando hables, piensa en lo que le interesa al otro”

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En el libro "Cómo ganar amigos e influir sobre las personas" de Dale Carnegie, se explica que enfocar nuestra comunicación en nuestros propios motivos e intereses cuando intentamos cambiar el punto de vista de otros, generalmente no es efectivo, ya que a la mayoría de las personas no les interesan estos aspectos. Sin embargo, si cuando hablas con alguien, piensas en lo que le interesa al otro, expresas tus ideas de manera que se perciban como beneficiosas para sus objetivos, tu capacidad para transmitir e influenciar a tu interlocutor se multiplica. De esta forma,  ambos saldréis beneficiados. En conclusión, si quieres modificar una fecha impuesta por dirección, tendrás que hablar en el mismo lenguaje que ellos para hacer llegar tu mensaje. 

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Analiza qué es lo que quieren conseguir y qué es lo que les movió a tomar la decisión de imponer esa fecha, cuáles son sus objetivos y sus intereses. 

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Ahora, ¿es realista llegar a esa fecha? En caso negativo, ¿puedes recortar el alcance y cumplir parcialmente los objetivos? ¿puedes reducir la calidad del producto y llegar? Estas son preguntas que tienes que estar preparado para poder responder, sobre todo, para trazar una propuesta alternativa. 

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Adáptate a la situación

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Si no podemos modificar la fecha, la pregunta es: ¿podemos modificar el alcance? ¿podemos ajustar las expectativas? Recuerda que si sabes gestionar las expectativas de tus stakeholders, tendrás su confianza, y eso es lo que te empodera para poder ganar control sobre el qué, el cómo y el cuándo. 

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Traza un plan alternativo, divide la petición en características o funcionalidades que puedas entregar de manera independiente, ordénalas por el valor que aportan al objetivo final (recuerda la ley de Pareto, el 20% del trabajo que aporta el 80% del beneficio), y dimensiona el esfuerzo de cada una a lo largo del tiempo. 

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Esto te ayudará a jugar con los alcances y los esfuerzos, y a la par tener una visión global. Ajusta esas tareas y características para lograr el máximo objetivo con una primera entrega en la fecha propuesta y marca el resto de entregas para lograr el 100%. También, no te olvides de listar los riesgos de no cumplir todo el alcance en la primera entrega, tanto para el negocio como para el usuario final. 

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Ajustando fechas y expectativas

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Por último, es el momento de comunicar tu análisis. Puedes hacerlo en una reunión con tu jefe, en un comité de producto con dirección o incluso puede ser una comunicación vía email. Empieza con los objetivos de dirección, y cómo les vas a ayudar a conseguirlos. Expón los hechos, muestra el análisis y deja la decisión en manos de dirección. 

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Con este ejercicio lograrás que sean ellos quienes se replanteen sus objetivos y ajusten sus expectativas. Aquí pueden pasar dos cosas: o ajustan la fecha o el alcance. Si no es así, ya que no todo está bajo tu control, por lo menos habrás ajustado sus expectativas a lo que realmente es realizable.

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Este ejercicio a largo plazo, también te ayudará a que la imposición de una fecha sin consultar con el equipo sea cada vez menos frecuente, pero para ello, deberás cumplir con las fechas marcadas por tu plan, y poco a poco ganar cada vez más confianza. 

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Conclusión

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Cómo ves no es sencillo lidiar con una cultura top-down donde las fechas vienen impuestas, pero hay mecanismos para adaptarse y conseguir influir en la toma de decisiones. O por lo menos, transmitir el mensaje del equipo de producto a las capas de dirección que deciden tu destino.